Gebruikershandleiding - CallCabinet
Inloggen in de webportal
CallCabinet verzorgt de opnames van alle telefoongesprekken binnen Microsoft Teams.Deze gesprekken kunnen worden beheerd en teruggeluisterd worden via de webportal van CallCabinet. De link naar deze webportal is voor elke klant uniek en zal door LanTel aan de klant worden aangeleverd, maar ziet er altijd zo uit: https://xxxxx.callcabinet.com , waarbij 'xxxxx' uw klantnaam zal zijn. Op deze pagina kan worden ingelogd door op het "Windows-icoontje" te klikken, zoals hieronder aangegeven:
Homepage
Wanneer inloggen is gelukt, opent de Homepage:
Startpaginapictogram
Bedrijfsnaam: Als het e-mailadres van de ingelogde gebruiker aan meer dan één bedrijf is gekoppeld, kan hij of zij tussen elk van deze bedrijven schakelen.
Navigatiebalk van CallCabinet. De functie van elk pictogram kan gemakkelijk worden herkend door er met de muis overheen te bewegen.
Profiel menu, met daarin de mogelijkheid om diverse persoonlijke instellingen of wijzigingen te maken.
Support: hieronder kunnen handleidingen worden geraadpleegd van CallCabinet. Ook staat hier een verwijzing naar de contactpagina van de Servicedesk van LanTel.
Chat-agent van CallCabinet. Door hierop te klikken opent een popup waarin vragen kunnen worden gesteld aan deze AI chat-agent. Door nogmaals op deze button te klikken, verdwijnt de popup van de chat-agent.
Thema: schakel hier tussen het donkere of lichte kleurenschema van de portal.
Calls Counter: geeft een overzicht van het aantal gesprekken van het bedrijf. Dit is opgesplitst in: laatste uur, vandaag, deze week, afgelopen week, totalen en deze maand.
Security logs: deze optie is alleen beschikbaar voor gebruikers met bijbehorende rechten. Hier staat een overzicht van de laatste logins van gebruikers.
User Activity: biedt een overzicht van het aantal logins, het aantal afgespeelde gespreksopnames en behaalde Quality Assurances. Door op één van deze buttons te klikken is het mogelijk om deze opties zichtbaar/onzichtbaar te maken in het overzicht.
Standaard wordt een overzicht gegeven van de afgelopen 14 dagen, dit is aan te passen naar de laatste maand of laatste 6 maanden.
Call Volume: biedt een overzicht van het aantal gesprekken per dag / periode.
Date Range: verander hier het datumbereik aan van het Call Volume naar afgelopen 14 dagen, afgelopen 4 weken of afgelopen 6 maanden.
Show this page at login: wanneer deze optie aangevinkt staat, zal na het inloggen altijd deze homepage worden weergegeven. Als de optie uit staat, wordt de pagina "Call Listing" weergegeven.
Portal Selection: kies hier voor de verschillende portals zoals Analytics en Conversation Analytics. Deze opties zijn alleen beschikbaar wanneer u als gebruiker de juiste machtigingen hebt.
Navigatiekolom
Call Listing pagina
Op de Call Listing zijn alle gespreksopnames terug te vinden.
Audio Player: zodra via een opnameregel is aangeklikt, kan met deze player de gekozen opname worden afgespeeld en gepauzeerd. Wanneer in de player het pijltje naar rechts wordt aangeklikt > is een visuele weergave te zien van het geluidsbestand:
Add Filter: maakt het mogelijk om de lijst in de Call Listing Data te filteren op: datum bereik (date range), gespreksduur (call duration), toestelnummer (extension, niet van toepassing in Teams!), deelnemers (participants), agenten (agents), goepen (groups), locatie (site), of label (tag / flag).
Apply: het toepassen van de gemaakte filters.
Call Listing Data Table: toont één rij voor elke gespreksopname. De gesprekken die in deze tabel worden weergegeven, zijn de gesprekken die voldoen aan de toegepaste filters, zoals beschreven in punt 2 en 3 hierboven. Verder filteren kan worden toegepast door te klikken op het filterpictogram naast de kolomkop waarop het filter wil toegepast dient te worden.
LET OP: De standaardkolomfilteroptie is Begint met, waarmee gebruikers snel resultaten kunnen verfijnen op basis van waarden die beginnen met de ingevoerde tekens. Dit filter is alleen van toepassing op tekstkolommen. Voor niet-tekstkolommen, zoals datums of duur, is het standaardfilter niet van toepassing.
De knop 'Search transcipts'. Door hierop te klikken, verschijnt er een kaart waarin kan worden gezocht naar woorden en woordgroepen die voorkomen in de getranscribeerde gesprekken in de tabel met gespreksgegevens.
Dit is de werkbalk voor bulkacties waarmee bulkacties (meerdere acties) kunnen worden uitgevoerd, zoals het downloaden, het verwijderen, het exporteren naar Excel, het delen , het emailen, en de mogelijkheid van het 'legaal vasthouden' van één of meerdere opnamen.
Kiezen van het aantal regels per pagina .
Aanduiding van hoeveel regels er worden weergegeven.
Edit columns: Aanpassen welke kolommen er worden weergegeven in de Call Listing Table.
Saved Filters: wanneer een eerder gemaakt filter is opgeslagen, staat deze hier in de lijst en kan hiervandaan worden gekozen.
Thema: schakel hier tussen het donkere of lichte kleurenschema van de portal.
Call details
Wanneer in het overzicht (Call Listing pagina) in een regel van een gesprek op de button "View Call" wordt geklikt,
worden van dit gesprek alle details weergegeven:
Bovenin het scherm staat een kort overzicht van het gesprek, zoals beller en gebelde, datum en tijd van de opname, richting van het gespek (in- of uitgaand).
Ook staan daar rechts een aantal acties die kunnen worden gedaan met de geselecteerde gespreksopname:Tags: Hier is een overzicht van de tags aan dit gesprek zijn gegeven. Ook kan hier een nieuwe tag worden toegevoegd.Legal Hold: Dit biedt de mogelijkheid om een gesprek langer te bewaren dan de standaard ingestelde maximale bewaarperiode.Flag: Hier kan een flag worden toegekend aan het gesprekShare: Maakt het mogelijk om de geselecteerde opname tijdelijk te delen met anderen. Dit gebeurt via email, waarin de ontvanger de mogelijkheid krijgt om de opname ook te beluisteren. Het is mogelijk om aan te geven wat er gedeeld wordt, en voor welke periode dit wordt toegestaan.Email: De geselecteerde opname kan hier als bijlage worden gemaild.Download: De gehele opname downloaden naar het device waarop je werkt.Download Part: Maakt het mogelijk om slechts een deel van de opname te downloaden.
Daaronder staat de Call Playback, waarin de opname kan worden teruggeluisterd.
Single Notes zijn aantekeningen die gemaakt kunnen worden bij één bepaald tijdstip. De gemaakte aantekening wordt zichtbaar wanneer er met de muis overheen wordt bewogen.
Notes Over Time zijn aantekeningen die betrekking hebben over een bepaald tijdsbereik van toepassing zijn. Dit tijdsbereik kan worden aangepast door met de muis het vlak te selecteren en qua grootte te veranderen. De gemaakte aantekening wordt zichtbaar wanneer er met de muis overheen wordt bewogen.
In het gedeelte Screenshots (schermafbeeldingen) kunnen alle schermafbeeldingen worden bekeken die aan het gesprek zijn gekoppeld.
LET OP: Schermafbeeldingen zijn alleen beschikbaar bij de installatie van de Agent Client van CallCabinet en de bijbehorende licenties.
Summarize this call: wanneer deze functie wordt gekozen, wordt een samenvatting gemaakt van wat er in het telefoongesprek besproken is.
Transcribe this call: deze functie zorgt ervoor dat het opgenomen gesprek wordt omgezet in tekst.
Opnames openen/inzien vanuit de Teams client
Het is mogelijk om vanuit de desktopclient van Teams de opnames te bekijken en te openen. Hiervoor dient binnen de desktopclient een extra Teamsapp te worden geïnstalleerd: CallCabinet Call Recording.
Klik hiervoor in de Teams app op de button "Apps" in de linkerkolom. Zoek hier naar CallCabinet Call Recording. Zodra deze app geïnstalleerd is en wordt geopend, worden de gespreksopnames zichtbaar:
Wanneer het gewenste gesprek is gevonden, kunnen de details hiervan worden bekeken door op dit gesprek te klikken. Dan verschijnt ook de button "Open Call". Wanneer deze button wordt aangeklikt, wordt de webbrowser geopend en wordt de webportal van CallCabinet weergegeven, met daarin de weergave van het geselecteerde gesprek. Hier kan het gesprek worden beluisterd zoals hierboven beschreven staat