Gebruikershandleiding
Inloggen
Gebruikersnaam en wachtwoord
Je gebruikersnaam is standaard
Voornaam_Bedrijfsnaam. Het wachtwoord wordt aangeleverd door LanTel.Als je het wachtwoord bent vergeten klik dan op de blauwe link, je ontvangt dan een e-mail om deze opnieuw in te stellen.
<aside>
Je persoonlijke wachtwoord wordt aangeleverd door LanTel.
</aside>
Werktelefoonnummer instellen
Om met TeleQ te kunnen werken dienen we het telefoonnummer op te geven van het toestel waarmee we willen gaan bellen, dit telefoonnummer staat op een label op het bureautoestel.
Klik op
Mijn instellingen, rechts bovenaan het hoofdscherm.Voer het werktelefoonnummer in onder
Telefoonnummer van de gebruiker. Dit mag ook een mobiel nummer zijn.Optioneel: klik op
Probeer te bellen om de werking te testen. Klik op Opslaan, rechts onderaan.
<aside>
Bij het eerste, uitgaande gesprek wat we opzetten zal een pop-up vragen of het telefoonnummer juist is ingesteld, met de optie om deze aan te passen indien nodig.
</aside>
<aside>
TeleQ is nu klaar voor gebruik! Meer handige informatie vind je verder beschreven!
</aside>
Overzicht TeleQ beginscherm
Gesprekken – tabblad waar alle taken zichtbaar zijn.TeleQ ID / Ondersteuning – klik hier voor de contactgegevens van de LanTel Servicedesk.Mijn Instellingen – gebruikersinstellingen zoals de naam en het werktelefoonnummer.Uitloggen – klik hier om TeleQ af te sluiten of om te wisselen van gebruiker.Ingelogd - zie welke collega's ingelogd zijn en wat hun status is.Samenvatting – zie wanneer de volgende taak gepland staat en hoeveel taken al afgehandeld zijn.Categorieën – zie hoeveel taken er per categorie zijn en klik op een categorie om taken te filteren.Chat – stuur berichten naar alle collega's.Niet ingeboekte gesprekken – voicemail berichten zoals recepten en annuleringen.Ingeboekte gesprekken – terugbelverzoeken en bellers die live in de wachtrij staan.Uitgaande gesprekken – bel vanuit TeleQ met de uitgaande nummerweergave van de praktijk.Nieuw gesprek creëren – handmatig een taak aanmaken voor terugbellen.Taak ongedaan maken – haal eigen afgeronde taken van de laatste 60 minuten terug.Minimaliseren – Verberg ingeboekte/niet ingeboekte gesprekken voor meer overzicht.Ingeboekte gesprekken
Wanneer we aan de slag gaan om de patiënten te woord te staan dan kijken we alleen naar de ingeboekte gesprekken, dit zijn zowel terugbelverzoeken als patiënten die live in de wachtrij staan.
Alle bellers worden op volgorde van binnenkomst geholpen, we beginnen dus altijd met de taak bovenaan de lijst, ongeacht of dit een terugbelverzoek of wachtende beller is.
Terugbelverzoeken
Terugbelverzoeken worden als volgt weergegeven:
- De dikgedrukte tijd is het tijdstip waarop de patiënt verwacht teruggebeld te worden.
- De tijd tussen haakjes is het tijdstip waarop de patiënt het terugbelverzoek heeft ingediend.
- Na de tijd staat de categorie waarvoor de patiënt gekozen heeft.
We openen de taak door op een willekeurige plek op de taak te klikken, met uitzondering van de knop Gesprek, wanneer we hierop klikken opent de taak en wordt ook direct de patiënt gebeld.
Patiënten die live in de wachtrij staan
Patiënten die live in de wachtrij staan worden als volgt weergegeven:
- De dikgedrukte tijd is de tijd welke de patiënt hoort in de wachtrij.
- De tijd tussen haakjes is de huidige wachttijd van de patiënt in de wachtrij.
- Na de tijd staat de categorie waarvoor de patiënt gekozen heeft.
We openen de taak door op een willekeurige plek op de taak te klikken, met uitzondering van de knop Selecteren, wanneer we hierop klikken opent de taak en wordt de oproep ook direct aangeboden op het toestel van de gebruiker.
Een taak die in behandeling is door een collega
Een taak die in behandeling is door een collega wordt vergrijsd en vergrendeld, als we met de muis over de taak gaan zien we de naam van de persoon die de taak in behandeling heeft.
Een terugbelverzoek behandelen
Klik op de bovenste taak (onder ingeboekte gesprekken) om deze te openen.In dit voorbeeld is de bovenste taak een terugbelverzoek.
<aside>
Let op! Als we op Gesprek klikken, opent de taak maar wordt ook direct de patiënt gebeld.
</aside>
Wat te doen
Klik op Gesprek, TeleQ belt nu eerst het werktelefoonnummer.Neem de oproep aan, TeleQ belt nu de patiënt.Wanneer het gesprek is beëindigd, alle taken in het HIS zijn voltooid en je klaar bent voor de volgende taak:
klik op Afgerond om de taak te sluiten.<aside>
Let op: Mogelijk maakt uw organisatie gebruikt van een applicatie genaamd Bubble. Deze applicatie zorgt ervoor dat u in een TeleQ terugbeltaak een telefoonnummer kan selecteren en via de toets F7 dit nummer kan terugbellen. Op deze manier belt u niet uit via TeleQ maar direct via de telefoon. Dit heeft tot gevolg dat er geen kosten worden gemaakt wanneer u de patiënt terug belt. Bij gebruik van Bubble maakt u dus GEEN gebruikt van de knop 'gesprek' in de TeleQ taak.
</aside>
Aanvullende informatie
Het
A-nummer is de nummerweergave van de patiënt, dit zal leeg zijn als de patiënt anoniem belt.Het
Telefoonnummer is het nummer dat door de patiënt is bevestigd als het nummer waarop ze teruggebeld dienen te worden, dit nummer wordt gebruikt wanneer we op Gesprek klikken.Dit nummer wordt ook gebruikt voor patiëntherkenning indien gebruik wordt gemaakt van de Medicom integratie.
Een wachtrijgesprek beantwoorden
Klik op de
bovenste taak (onder ingeboekte gesprekken) om deze te openen. In dit voorbeeld is de bovenste taak een wachtrijgesprek.<aside>
Let op! Als we op de knop Selecteren klikken, opent de taak maar wordt de oproep ook direct doorverbonden naar de werktelefoon.
</aside>
Wat te doen
Klik op Selecteren, TeleQ verbindt de patiënt door naar het werktelefoonnummer.Neem de oproep aan, je hebt nu direct verbinding met de patiënt. Let op, het nummer van de patiënt wordt niet zichtbaar op de telefoon.Wanneer het gesprek is beëindigd, alle taken in het HIS zijn voltooid en je klaar bent voor de volgende taak:
klik op Afgerond om de taak te sluiten.Aanvullende informatie
Het
A-nummer is de nummerweergave van de patiënt, dit zal leeg zijn als de patiënt anoniem belt.Het
Telefoonnummer is nu leeg omdat de patiënt geen nummer heeft hoeven bevestigen.Als gebruik wordt gemaakt van de Medicom koppeling is het nu noodzakelijk om naast het A-nummer op het pijltje naar boven te klikken, hierdoor wordt het nummer gekopieerd naar het Telefoonnummer en kan de Medicom knop worden gebruikt voor patiëntherkenning.
Een terugbelverzoek uitstellen
Het zal regelmatig voorkomen dat patiënten niet opnemen wanneer we hen terugbellen.
Dit kan deels voorkomen worden door zo veel mogelijk op de tijd te bellen die de patiënt verwacht.
In de meeste praktijken geldt de regel dat er 2 keer wordt teruggebeld, als de patiënt dan nog niet bereikbaar is dan zal deze opnieuw de praktijk moeten bellen. Mits de patiënt gebruikt maakt van voicemail kan deze ingesproken worden om dit duidelijk te maken.
Wat te doen
Klik op het drop-down menu onder Aantekeningen om een standaard tekst toe te voegen. Bevestig de tekst met de knop Tekst toevoegen.
Klik bovenaan de pagina op 10 min uitstellen om het terugbelverzoek lager in de lijst te plaatsen.
Klik op Terug, om terug te gaan naar de lijst, klik niet op Afgerond. Door verder te gaan met de andere taken komen we deze taak later vanzelf weer tegen om opnieuw in behandeling te nemen.
In de lijst komt het terugbelverzoek er als volgt uit te zien:
De "1" geeft het aantal belpogingen aan. Het sterretje (*) achter de tijd geeft aan dat de geboekte tijd is aangepast.
De geboekte tijd kan zowel door collega's als door de patiënt aangepast worden. De patiënt kan dit doen tijdens het boeken van het terugbelverzoek om een geschikte tijd te kiezen.
Wie de geboekte tijd heeft aangepast is terug te vinden in de Geschiedenis van de taak:
Een voicemailbericht beluisteren
Zowel herhaalrecepten als annuleringen komen binnen als voicemailberichten in TeleQ. Voicemailberichten zijn Niet ingeboekte gesprekken en staan bovenaan het Gesprekken tabblad.
Klik op een taak om deze te openen.
<aside>
Let op! Als we op de knop Luisteren klikken, opent de taak maar wordt ook direct de werktelefoon gebeld om de voicemail af te spelen.
</aside>
Wat te doen
Klik op Luisteren, TeleQ belt naar het werktelefoonnummer.Neem de oproep aan, TeleQ speelt de voicemail nu af en herhaalt deze 5 keer. Als 5 keer niet voldoende is kan je nogmaals op Luisteren klikken.Klik op Afgerond om de taak te sluiten wanneer je klaar bent.Soms zal een voicemail onduidelijk of verkeerd ingesproken zijn en willen we de patiënt terugbellen voor opheldering.
Omdat standaard alleen het A-nummer (nummerweergave van de beller) en niet het telefoonnummer ingevuld staat, is de optie Gesprek vergrijsd en niet aanklikbaar. Om dit te op te lossen klikken we op het pijltje naar boven naast het A-nummer.
Hierdoor wordt het A-nummer gekopieerd naar het Telefoonnummer.
De optie Gesprek is nu aanklikbaar om de patiënt te bellen.
<aside>
Terugbellen van de patiënt is niet mogelijk als de patiënt anoniem heeft gebeld.
</aside>
Bestanden delen
<aside>
Bestanden delen is kosteloos en hiervoor is geen licentie nodig. Wel wordt er per verstuurde sms kosten in rekening gebracht. De actuele prijzen zijn na te vragen bij de accountmanager of de LanTel Servicedesk.
</aside>
<aside>
Bestanden worden niet permanent in TeleQ opgeslagen en worden automatisch 1 uur na aanvang van de sessie verwijderd.
</aside>
Het is mogelijk om live, op basis van een te versturen SMS bericht, bestanden te delen met een patiënt.
Een foto of bestand kan efficiënt zijn, een betere en snellere triage mogelijk maken, etc.
Druk tijdens een oproep met een patiënt op de knop
Link voor het delen van bestanden verzenden. De patiënt ontvangt op zijn of haar mobiele nummer (nummer welke bekend is in de TeleQ taak) een sms bericht met een web link om bestanden te delen.
Zodra de patiënt op de link klikt in dit bericht komen ze op een beveiligde website van TeleQ waarvandaan men foto's of bestanden kan uploaden, of waar ze bestanden kunnen inzien welke door de praktijk naar de patiënt worden verstuurd.
Zodra de patiënt een bestand heeft verzonden wordt deze weergegeven onder 'Gedeelde bestanden'. Je kan deze bekijken door er op te klikken.
Onder de optie Bestand uploaden kan je als assistente een bestand naar de patiënt versturen. Klik op
Een bestand toevoegen, selecteer het te versturen bestand en klik op Uploaden. Het verstuurd bestand is te bekijken via de link die de patiënt via sms heeft ontvangen.
Log
Elke gebruiker heeft toegang tot het log.
In het log vinden we alle informatie over een taak terug, bijv. het telefoonnummer van de klant en de tijdstippen waarop de klant belde en gebeld werd. Taken die nog open zijn worden niet weergegeven, alleen als voltooid gemarkeerde en verwijderde taken verschijnen in het rapport.
Klik op het Rapporten tabblad.
<aside>
Selecteer "Rapporten", standaard staat dit op Nieuwe rapporten, deze zijn nog in ontwikkeling.
</aside>
Selecteer een periode en stel desgewenst andere filters in.
Kies een format: HTML (snelle webweergave), PDF (handig om te mailen) of EXCEL (handig om waarden te kopiëren of bewerken).
Klik op Rapport creëren.
