Teams Bellen - Desktop Client - Handleiding
Met LanTel Hosted Teams Bellen, maak je volledig gebruik van de telefonie dienst van Microsoft Teams. LanTel doet dit op basis van Microsoft Operator Connect wat zoveel inhoud dat je ‘telefoonlijn’ direct is verbonden aan je Teams omgeving, zonder tussenkomt van andere telefoniediensten. Zo ben je eenvoudig overal bereikbaar waar je ook bent. Telefoneren begint in de ‘Oproepen app’ in de linkerbalk van je Teams client.
In deze hanleiding leer je snel hoe je kan bellen met LanTel Hosted Teams Bellen op je desktop.
Let op! Het uiterlijk van Teams in onderhevig aan de ontwikkeling vanuit Microsoft. Afbeeldingen afwijken.
Let op! Functionaliteiten kunnen door beheerders worden aan-/uitgezet. Het kan daarom zijn dat hier beschreven functionaliteiten niet beschikbaar zijn voor jou als eindgebruiker.
Video uitleg
Kijk je liever dan dat je leest?
Het startscherm
Het
startscherm van je telefonie functies binnen Teams. Het start scherm is verdeeld in 3 vlakkenDialpad en telefoniefunctionaliteiten.
Geschiedenis
Snelle Contacten
Geschiedenis en Voicemail
In de geschiedenis vind je een overzicht van alle oproepen. Je kan filteren op Alles / Gemist / Inkomend / Voicemail.
Klik je op een bepaalde oproep of voicemail dan krijg je de details daarvan rechts ernaast te zien. Je kan natuurlijk ook eenvoudig terugbellen.
Contacten
In dit vlak kan je snelle contacten toevoegen. Dit kan bijvoorbeeld een familielid of collega zijn.
In het algehele contacten overzicht worden alle beschikbare contacten getoond. De bron van deze contacten zijn je persoonlijke Outlook contacten.
Een inkomend gesprek beantwoorden
Bij een inkomende oproep krijg je een notificatie rechtsonder in je beeldscherm. Bij een
groepsgesprek wordt ook de groepsnaam ‘Klantenservice’ in dit geval weergegeven.Na het aannemen van het gesprek krijg je een gespreksvenster waarin het actieve telefoongesprek wordt gevoerd. In dit venster kan je gebruik maken van doorverbinden, wachtstand, DTMF voor keuzes in het keuzemenu, gespreksopname, transcriptie, etc.
Doorverbinden - Aangekondigd
Een gesprek doorverbinden kan op 2 manieren, met ruggespraak of direct doorverbinden. Hieronder de stappen om een gesprek aangekondigd door te verbinden.
- Via het menu klik je op
Ruggespraak houden en doorverbinden.
Voer het nummer in van degene naar wie je wilt doorverbinden.Dit is gewoon de naam van je collega of een willekeurig extern nummer.
- Er wordt een nieuw gespreksvenster geopend, waarin je het gesprek uiteindelijk kan
doorverbinden. Middels verlaten kan je de actie afbreken indien er toch niet hoeft te worden doorverbonden.
In onderstaand filmpje wordt uitgelegd hoe je aangekondigd doorverbind.
Verder hebben we nog extra instructies voor wachtstand, ruggespraak en gesprek terugnemen.
Doorverbinden - Direct
Een gesprek doorverbinden kan op 2 manieren, met ruggespraak of direct doorverbinden. Bij direct doorverbinden is er geen ruggespraak en wordt het gesprek onaangekondigd doorverbonden. Hieronder wordt weergegeven hoe je een gesprek onaangekondigd doorverbind.
Klik op Doorverbinden > Doorverbinden
Voer de naam in van degene naar wie je wilt doorverbinden, of een willekeurig telefoonnummer
Bel terug als u geen gehoor krijgt, wil zeggen dat het gesprek terugkomt bij jou als er niet wordt aangenomen door degene naar wie je doorverbind.
Het gespreksonderwerp wordt weergegeven in de pop-up van een inkomend gesprek.
In onderstaand filmpje wordt uitgelegd hoe je direct doorverbind.
Gesprek parkeren
Binnen Teams kan je gesprekken parkeren, zodat deze door een ander worden opgepakt. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als je naar iemand wilt doorverbinden die nog in gesprek is. Je parkeert het gesprek dan in een parkeerslot. Een geparkeerd gesprek dat niet wordt opgepakt gaat na verloop van tijd weer rinkelen bij degene die het gesprek heeft geparkeerd.
Gesprek parkeren
Selecteer tijdens het gesprek Meer acties (…).
Kies Gesprek parkeren / Call park.
Teams parkeert het gesprek en toont een unieke parkeercode.
Geef deze code door aan de collega die het gesprek moet overnemen.
Geparkeerd gesprek ophalen
Open in Teams Oproepen / Calls.
Ga naar Snelkeuze / Speed dial.
Selecteer Geparkeerd gesprek ophalen / Unpark.
Voer de ontvangen parkeercode in.
Selecteer Ophalen / Pick up. Het gesprek wordt direct verbonden.
Let op: standaard komt een niet-opgehaald gesprek na 5 minuten weer terug bij degene die het gesprek heeft geparkeerd. Dit kan door de beheerder worden aangepast.
In onderstaand filmpje wordt parkeren en een geparkeerd gesprek nogmaals uitgelegd.
Bellen met andere nummerweergave
Als je wilt bellen met een andere nummerweergave, je bent bijvoorbeeld onderdeel van het klantcontact centrum en je wilt namens het nummer van het klantcontact centrum bellen, kan dit binnen teams heel eenvoudig. Voer het nummer in dat je wilt bellen in de dial pad. Klik vervolgens op het ‘pijltje’ rechts op de knop ‘bellen’ Je krijgt nu te zien welke nummers jij kan selecteren als nummerweergave.
In onderstaand filmpje wordt bellen met een andere nummerweergave nogmaals uitgelegd.
Oproepwachtrij(en) in Teams Channel
Een oproepwachtrij kan gekoppeld worden aan een Teams kanaal. Zo kan je eenvoudig vanuit het teams kanaal
- Bellen
- Gesprekshistorie inzien
- In-/uitloggen in de betreffende wachtrij
- Zien welke collega’s beschikbaar zijn in de betreffende wachtrij
Inloggen / uitloggen in belgroepen
In onderstaand filmpje worden de verschillende mogelijk manieren van in- en uitloggen in belgroepen uitgelegd.
Status in Teams met betrekking tot oproepen
In Teams zijn er verschillende status mogelijkheden. Hieronder wordt de relatie van de status instelling tot inkomende oproepen beschreven.
Beschikbaar is wanneer je actief bent in Teams en niets in je agenda hebt staan.
Bezet is wanneer je zich op iets wilt concentreren maar wel oproepen wilt ontvangen. Je wordt automatisch bezet op basis van een gesprek of agenda afspraak. Bij in gesprek komt er dus ook een wisselgesprek!
Niet storen is voor wanneer je geen inkomende oproepen wilt ontvangen. Oproepen worden doorgezet naar de overloop zoals ingesteld in LanTel Hosted.
Zo terug/Als afwezig weergeven/Offline weergeven is voor wanneer je iets wilt aangeven over je situatie. Je ontvangt wel inkomende oproepen.
Bij afspraken in de Outlook agenda worden deze standaard op 'bezet' aangemaakt. Dit zorgt ervoor dat je Teams status ook meeveranderd naar 'bezet' gedurende de Outlook agenda afspraak.
Gebruikersinstellingen
Binnen de
instellingen voor Oproepen heeft de gebruiker, afhankelijk van wat de beheerder heeft ingesteld, een aantal configuratie mogelijkheden. Allereerst kan je bepalen wat er met een oproep moet gebeuren als deze binnenkomt. Zo kan je deze laten rinkelen, doorschakelen naar voicemail, of tegelijkertijd laten rinkelen op je mobiel. Daarnaast heb je de mogelijkheid om je voicemail begroeting in te spreken of middels tekst-naar-spraak in te voeren. Als je wilt in-/uitloggen voor een Oproepwachtrij kan je eenvoudig het ‘schuifje’ aanklikken en bepaal je zelf of je wel of geen oproepen voor de betreffende wachtrij wilt ontvangen.
Hieronder vind je nog een aantal uitleg video's over instellingen.
Status & Niet Storen
Beltoon wijzigen
Doorschakelen en omleiden
Omleiden naar belgroep
De mogelijkheden binnen het instellingen menu zijn afhankelijk van de organisatie instellingen.