Pridis Connecsy Cloud - Receptie bedienpost

Pridis Connecsy Cloud - Receptie bedienpost

Voor de Receptie bedienpost is er een aparte module welke gekoppeld wordt aan Microsoft Teams. Deze module heet Connecsy Cloud. In de module heeft de receptie medewerker alle benodigdheden om telefoongesprekken efficiënt af te handelen. Zo is er inzicht in de presence en agenda van collega's, en is doorvervinden met een eenvoudige handeling uit te voeren.
In dit artikel leggen we alles uit over de werking van Connecsy Cloud.

Inloggen

Om in te loggen in de Connecsy Cloud Receptie bedienpost ga je met je browser naar  https://cc.pridis.com/ Je kan hier inloggen met je Microsoft inloggegevens. Jouw organisatie moet je wel toegang hebben gegeven tot deze applicatie.

Overzicht gebruikersinterface

Nadat je bent ingelogd wordt de gebruikersinterface getoond. Deze bestaat uit 6 vlakken of panelen.
    Wachtrij gesprekken - Hier worden de wachtende gesprekken in de verschillende wachtrijen waarvan je onderdeel bent weergegeven. Bovenaan zie je de wachtrijen 'groene vierkantjes' met daarin per wachtrij het aantal wachtenden.
    Bureaublad - In dit paneel of deel worden de actieve gesprekken afgehandeld. Als je een gesprek uit de wachtrij aanneemt kan je hier het gesprek bedienen.
    Overzicht oproepen - Hier vind je jou persoonlijke gesprekshistorie. 
    Favorieten / Contactgroepen - In dit deel kan je favorieten, of favorieten groepen weergeven. Je kan ook eenvoudig  schakelen tussen meerdere groepen.
    Contact - Hier kan je zoeken naar contacten. Dit kunnen collega's maar ook externe contacten zijn. Middels de zoekfunctie kan je zoeken op naam of bijvoorbeeld afdeling.
    Contact details - Hier zie je de details van een contact dat je in paneel 5 hebt gezocht. Ook de agenda van collega's wordt hier getoond.
Alle panelen zijn vrij aan te passen van formaat. Middels de lijnen kan je deze eenvoudig groter of kleiner maken!

Wachtrijgesprekken

Het paneel met oproepwachtrijen toont de inkomende onbeantwoorde oproepen voor alle wachtrijen die jij afhandelt. De oproepen in deze wachtrij worden ook weergegeven bij andere telefonisten die dezelfde wachtrij afhandelen.
Oproepen in de wachtHet totale aantal oproepen dat in de rij staat en door alle telefonisten moet worden beantwoord. Voor elke oproep wordt de volgende informatie weergegeven in het raster:
  • Tijd in wachtrijHier wordt weergegeven hoe lang de beller wacht totdat de oproep door een telefoniste wordt beantwoord. 
  • NaamNaam van de beller wanneer deze bekend is in de contacten.
  • Telefoonnummer van bellerToont het toestelnummer of telefoonnummer van de beller.
  • OpmerkingToont de gespreksnotitie wanneer deze eerder door een andere telefoniste is ingevoerd in het paneel Mijn werkruimte.
  • Opdracht knoppen
  • Oproep aannemen (groene hoorn)
  • Prioriteit geven in wachtrij (pijl omhoog)

Bureaublad

Beschikbaarheid

Op het bureaublad geef je aan wat jou persoonlijke status is.
Als je Beschikbaar bent, wordt een inkomend gesprek ook direct zichtbaar op je bureaublad, en hoor je het geluid van een inkomend gesprek. 
Als je Bezet bent wordt het gesprek alleen zichtbaar in de wachtrij. Je kan het gesprek vanuit de wachtrij wel beantwoorden, maar het gaat niet direct rinkelen.

Gespreksbediening

Op het paneel 'bureaublad' bedien je het gesprek dat je uit de wachtrij hebt aangenomen. De volgende informatie wordt weergegeven:
  • Nummer van de beller en de naam indien deze in de contactenlijst wordt herkend
  • Gespreksstatus (actief/in wachtstand)
  • Wachtrijnaam (receptie in dit voorbeeld)
  • Wachttijd voor aanname (00:26 in dit voorbeeld)
De volgende functionaliteiten zijn beschikbaar op je 'bureaublad'.
Title
Title
Title



Beantwoorden / Bellen

Beantwoord een gesprek, of start een nieuw uitgaand gesprek wanneer je een telefoonnummer hebt ingevoerd.



Ophangen / Afwijzen

Beëindig het gesprek, of wijs een inkomend gesprek af.



Doorverbinden - Onaangekondigd

Verbind het gesprek onaangekondigd door naar de geselecteerde persoon.



Doorverbinden - Aangekondigd

Zet een nieuw gesprek op naar de geselecteerde persoon om een gesprek aangekondigd door te verbinden.



Doorverbinden - Voltooien

Verbind het aangekondigde gesprek door.



Wissel van gesprek

Wissel van gesprek als je een aangekondigde doorverbindactie doet.



In wacht

Zet een actief gesprek in de wacht.



Uit wacht

Haal een gesprek uit de wacht.



Mute / Dempen

Demp je microfoon zodat de andere partij jou niet kan horen.



Un-Mute / Dempen opheffen

Zet je microfoon weer aan als deze op dempen staat.



Parkeren

Parkeer een actief gesprek.



Email

Stuur een email naar een contact. Bijvoorbeeld een terugbelverzoek.

Een inkomend gesprek beantwoorden / Weigeren

Een inkomend gesprek kunt u aannemen door op de groene knop te drukken, of weigeren door op de rode knop te drukken.

Een uitgaand gesprek maken

Een uitgaand gesprek kunt u op verschillende manieren maken.
    Voer een willekeurig telefoonnummer in en druk op bellen.
    Zoek en contact en druk op de belknop.
    Druk op de belknop vanuit de gesprekshistorie

Gesprek aangekondigd doorverbinden

Een inkomend gesprek doorverbinden kan eenvoudig door te zoeken naar een collega waarnaar je wilt doorverbinden, en deze vervolgens te bellen.
In dit voorbeeld wordt er aangekondigd doorverbonden middels de knop:

Nadat het gesprek is opgezet kan de doorverbind actie worden voltooid met de knop:

Terugbelverzoek

Stel, je hebt een gesprek welke je naar een collega wilt doorverbinden, maar deze is niet beschikbaar om een oproep aan te nemen. In dat geval kan je eenvoudig een terugbelverzoek achterlaten.
    Klik op de 'email' knop van de persoon aan wie je het terugbelverzoek wilt sturen.
    Kies het email sjabloon (meerdere sjablonen zijn mogelijk)
Er wordt een nieuwe email opgesteld met bijvoorbeeld Outlook met daarin al de gegevens van de beller.

TIP! Er zijn meerdere email sjablonen mogelijk. Deze kan de beheerder voor je configureren.


Overzicht oproepen / Gesprekshistorie

Title
Title
In het paneel met de oproepgeschiedenis worden recente oproepen weergegeven die de telefoniste heeft ontvangen of heeft gemaakt. Wanneer het gesprek is doorverbonden, worden ook de naam van de doorverbonden bestemming weergegeven.
Telefoonnummers worden weergegeven als knop, zodat deze eenvoudig opnieuw kunnen worden gebeld.
Status in overzicht oproepen:
  • BeantwoordEen inkomend gesprek is beantwoord door de receptionist.
  • GeweigerdEen inkomend gesprek is geweigerd door de receptionist.
  • AfgebrokenHet gesprek is afgebroken door de beller voordat deze is beantwoord.
  • DoorgeschakeldHet gesprek is succesvol doorverbonden.
  • VoltooidEen uitgaand gesprek is beantwoord en afgerond.


Contactgroepen

Het favorietenpaneel toont een lijst met geselecteerde contactitems die altijd zichtbaar zijn. U kunt hier de meest gebruikte contacten plaatsen, zodat u oproepen direct naar hen kunt doorverbinden of hun aanwezigheid direct zichtbaar kunt maken.Er kunnen meerdere contactgroepen worden aangemaakt middels de instellingen knop.

Contactgroepen maken

Ga naar instellingen  > Favoriete tabbladen
Title
Title
Instellingen / tandwiel


Favoriete tabbladen


Hier kan je alle groepen aanmaken. 
Personen in de groep toevoegen doe je via het Contact paneel, dus niet in dit venster, hier maak je alleen de groep aan!

Contacten toevoegen aan groep

Om een contact toe te voegen aan een contactgroep voer je de volgende stappen uit.
    Zoek het contact op in de contacten
    Maak het contact favoriet
    Selecteer aan welke contactgroepen dit contact wordt toegevoegd. Een contact kan in meerdere groepen zitten.
Om een contact uit de groepen te verwijderen, herhaal je bovenstaande stappen, en vink je de groepen uit!

Wisselen tussen weergave verschillende groepen

Title
Title

Om te wisselen tussen de contact groepen kies je snel en eenvoudig de groep welke je wilt weergeven.
Klik op het filter icoon om een favoriete groep te kiezen

TIP! Maak de groepen niet te groot, bij een grote groep moet je al snel scrollen, en dan is de zoekfunctie sneller te bedienen.


Contact

Het contactenpaneel maakt het mogelijk om personen binnen uw organisatie te zoeken en tegelijkertijd hun aanwezigheid weer te geven. Daarnaast is het mogelijk om nieuwe externe contacten toe te voegen. De contactenlijst is eenvoudig te doorzoeken. Naast zoeken op naam is het ook mogelijk om op afdeling te zoeken. Contacten kunnen worden gebruikt voor acties zoals het starten van een nieuwe oproep, het doorverbinden van een oproep of het opstellen van een nieuw e-mailbericht.
In bovenstaande afbeelding is bijvoorbeeld gezocht naar 'Operations'. Alle medewerkers van Operations worden weergegeven. 
Doordat je direct de status van je collega's ziet kan je direct aangeven of de persoon waarnaar gevraagd is beschikbaar is of niet!

Aanwezigheid / Presence

Title
Title

Het linkse bolletje laat de status zien binnen Microsoft Teams. Dit geeft aan of de gebruiker beschikbaar is of niet.
Wat de verschillende statussen in Microsoft Teams inhouden hebben we in een ander document uitgelegd.

Het rechtse bolletje geeft de Outlook status aan. Dit geeft aan dat de collega op dat moment een afspraak heeft staan in zijn/haar agenda.

Bellen / Doorverbinden

Title
Title

Bij het aanklikken van het telefoonnummer van het contact krijg je de mogelijkheid om deze te bellen, of indien je al een actief gesprek hebt, deze (aangekondigd) door te verbinden

Contact details

De contact details laten meer informatie zien van het betreffende contact dat je hebt opgezocht. Zo kan je direct zien of je collega beschikbaar is, om bijv. een gesprek naar toe door te verbinden.
Title
Title
In het 'details' overzicht zie je alle beschikbare informatie over het contact.


In het 'agenda' overzicht zie je de outlook agenda.

Agenda informatie is alleen beschikbaar van collega's, niet van externe contacten.