Outlook agenda in combinatie met Microsoft Teams
Het aanmaken van een Microsoft Outlook agenda item heeft gevolgen voor je status in Microsoft Teams. Omdat veel mensen hun agenda ook gebruiken als een soort takenlijstje kan dit ervoor zorgen dat je Microsoft Teams status ongewild op bezet komt te staan.
Hierdoor krijgen je collega's een niet accurate status van je te zien. In dit artikel leggen we uit hoe de relatie tussen Microsoft Outlook Agenda en Microsoft Teams werkt.
Microsoft Outlook Agenda Item aanmaken
Bij het aanmaken van een agenda item kan je de beschikbaarheid aangeven.
Hieronder een voorbeeld van alle soorten van beschikbaarheid.
Houd er rekening mee dat een Outlook Agenda item standaard op 'bezet' staat!
Relatie Outlook agenda tot Teams status
Hieronder wordt duidelijk weergegeven welke invloed elk van de beschikbaarheidsopties heeft op je Teams status.
Beschikbaar
Beschikbaar
Werkt ergens anders
Beschikbaar
Voorlopig
Beschikbaar
Bezet
Bezet
Afwezig
Afwezig
Status in Teams met betrekking tot oproepen
In Teams zijn er verschillende status mogelijkheden. Hieronder wordt de relatie van de status instelling tot inkomende oproepen beschreven.
Beschikbaar is wanneer je actief bent in Teams en niets in je agenda hebt staan.
Bezet is wanneer je zich op iets wilt concentreren maar wel oproepen wilt ontvangen. Je wordt automatisch bezet op basis van een gesprek of agenda afspraak. Bij in gesprek komt er dus ook een wisselgesprek!
Niet storen is voor wanneer je geen inkomende oproepen wilt ontvangen. Oproepen worden doorgezet naar de overloop zoals ingesteld in LanTel Hosted.
Zo terug/Als afwezig weergeven/Offline weergeven is voor wanneer je iets wilt aangeven over je situatie. Je ontvangt wel inkomende oproepen.
Bij afspraken in de Outlook agenda worden deze standaard op 'bezet' aangemaakt. Dit zorgt ervoor dat je Teams status ook meeveranderd naar 'bezet' gedurende de Outlook agenda afspraak.
Telefonische bereikbaarheid
Op basis van een agenda item is het niet mogelijk om ervoor te zorgen dat je telefoon wordt doorgeschakeld. Concreet, als je op afwezig staat kan je er niet voor zorgen dat je telefoonnummer automatisch wordt doorgeschakeld naar bijv.: Voicemail, een collega of afdeling.
Een agenda item heeft geen gevolgen voor je daadwerkelijke telefonische bereikbaarheid in Teams, maar als je op bezet staat zal een ander persoon je mogelijk minder snel bellen.
Voicemail en Afwezig / Out of Office
Wanneer je oproepen laat overlopen of direct doorschakelt naar voicemail is het in Microsoft Teams mogelijk een ander voicemail bericht af te spelen wanneer je status op afwezig / out of office staat.
In de opties kan je een bericht opgeven voor Voicemail buiten kantoor uren. Op deze manier kan je met een agenda item ervoor zorgen dat bijv. tijdens je afwezigheid een andere tekst afspeelt dan normaal.
LET OP! Door een als afwezig gemarkeerd agenda item worden oproepen niet automatisch direct naar voicemail doorgestuurd. Dit dien je handmatig aan te zetten!
