Gebruikershandleiding - Enreach Contact Web
Met de Enreach Contact Web app kun je rechtstreeks via je webbrowser oproepen doen en ontvangen, zonder extra software. Je krijgt ook volledige toegang tot je contacten, oproepbediening, bereikbaarheid en wachtrijbeheer.
Voor deze functionaliteit heb je een Enreach Contact-abonnement nodig.
De volgende functies zijn beschikbaar:
- Gesprekken starten en ontvangen
- Geavanceerde gespreksbediening (gesprekken doorverbinden, vasthouden en schakelen tussen toestellen)
- Volledige toegang tot je contacten
- De aanwezigheid van je collega bekijken
- Je eigen aanwezigheid bewerken
- Je bereikbaarheid beheren door doorschakelingen in te stellen of de REACH-status op te heffen
- AI-assistent Shomi
- Aan- of afmelden bij wachtrijen
- Voicemail transcriptie
Gebruikersinterface
De gebruikersinterface van de browsergebaseerde applicatie is duidelijk en intuïtief ontworpen, zodat je direct in je webbrowser snel toegang hebt tot alle essentiële communicatiefuncties.
De volgende tabbladen zijn beschikbaar:
- HomeHier vind je alle informatie, zoals aanwezigheid, doorschakelen, gemiste oproepen, actieve wachtrijen, REACH-status, favorieten en samenvattingen gegenereerd door Shomi - Je persoonlijke assistent.
- ContactenContactgegevens zoeken, bekijken en direct bellen.
- OproepenBekijk je oproepgeschiedenis en kies snel opnieuw of bel gemiste oproepen terug.
- QboardWachtrijactiviteit inzien en je lidmaatschappen beheren.
- InstellingenStel in hoe oproepen worden afgehandeld, integreer externe diensten, beheer je beschikbaarheid en configureer audioapparaten naar jouw wensen. Hier kan ook de donkere modus geactiveerd worden.
- ProfielPas je aanwezigheidsstatus aan, kies apparaten voor inkomende en uitgaande oproepen, stel je REACH-status in (overschrijven) en wijzig de taal van de interface.
Home
Met het nieuwe startscherm heb je toegang tot een centrale en overzichtelijke startpagina. Relevante informatie en veelgebruikte functies zijn precies daar geplaatst waar ze nodig zijn, zodat ze altijd zichtbaar zijn en met één klik snel toegankelijk zijn.
- AanwezigheidJe kan jouw aanwezigheidsstatus direct op het startscherm wijzigen.
- BereikbaarheidJe huidige REACH status wordt hier weergegeven. Dit hangt af van de configuratie in de REACH app of in Operator. Je kan jouw huidige status overschrijven met een handmatig ingestelde status.
- DoorschakelenJe kunt een vertraagde of onmiddellijke doorschakeling instellen naar je voicemail of een telefoonnummer.
- ApparatenOnder Apparaten kun je instellen welke apparaten moeten overgaan voor inkomende oproepen en welke je wilt gebruiken voor uitgaande oproepen.
- WachtrijenIn de sectie Wachtrijen kun je jouw favoriete wachtrijen en alle wachtrijen waarbij je bent aangemeld direct op het startscherm zien. Met één klik kun je je bij al je favoriete wachtrijen aanmelden of je bij alle wachtrijen afmelden – zowel je favorieten als de wachtrijen waar je momenteel bij bent aangemeld. Ook zonder Qboard-licentie hebben gebruikers een widget waarmee ze kunnen in- en uitloggen bij wachtrijen. Volledige statistieken, vooral realtime statistieken, zijn alleen beschikbaar met een Qboard-licentie.
- Gemiste oproepenHier kun je alle gemiste oproepen zien en meteen terugbellen.
- FavorietenHier zie je al je favoriete contacten en kun je ze direct bellen.
- SamenvattingenIn de sectie Samenvattingen kun je alle samenvattingen vinden die zijn gegenereerd door Shomi - Je persoonlijke assistent.
Contacten
Klik op Contacten om je contactenlijst te openen. Hier worden al je contacten met hun huidige beschikbaarheid status weergegeven. Je kunt favorieten bekijken en instellen. Je kunt ook oproepen starten vanuit de contactenlijst.
Zoekbalk
In de zoekbalk kun je zoeken naar namen en toestelnummers.
Filteren
Klik op dit icoon om meerdere opties weer te geven bij het filteren van contactpersonen. Als er een filter actief is, dan is het icoon paars.
Favorieten
Je kunt alle contacten weergeven die je als favoriet hebt gemarkeerd.
Beschikbaar
Toont alle contacten die beschikbaar zijn.
Collega's
Toont je collega's.
Bedrijf
Toont alle contacten binnen je bedrijf.
Persoonlijk
Toont je persoonlijke contacten.
Microsoft
Toont al je Microsoft-contacten.
Aanwezigheid
De status van je contacten wordt aangegeven door een gekleurde stip op de profielfoto. De volgende aanwezigheidsstatussen zijn beschikbaar:
Automatisch
Blauw
BeschikbaarDeze status geeft aan je contactpersonen aan, dat je bent aangemeld op een bureautelefoon of dat er een Enreach Contact simkaart is gekoppeld aan je gebruiker en dat je dus mobiel bereikbaar bent. Je bent niet ingelogd op de Enreach Contact Desktop of mobiele app.
Automatisch
Groen
OnlineDeze status geeft aan dat je bent ingelogd op Enreach Contact Desktop en Enreach Contact Mobile.
Automatisch
Grijs
OfflineDeze status geeft aan dat je niet bent ingelogd op een apparaat of applicatie.
Handmatig
Geel
WegDeze status geeft aan dat je momenteel niet beschikbaar bent.
Handmatig
Rood
BezetDeze status geeft aan dat je momenteel bezet bent, bijvoorbeeld met een gesprek of een vergadering.
Handmatig
Grijs
OfflineMet deze optie wordt je status als uitgelogd weergegeven op alle apparaten en op Enreach Contact Mobile en Desktop.
Oproepen
Klik op Oproepen om de lijst met recente gesprekken te openen. Al je inkomende, uitgaande, gemiste, doorgeschakelde oproepen en Voicemail berichten worden hier weergegeven. Je kunt ook oproepen starten vanuit de lijst met oproepen.
Zoekbalk
In de zoekbalk kun je zoeken naar namen, extensienummers, wachtrijen en groepen.
Filteren
Je hebt meerdere filteropties in de recente lijst:
Wachtrij
Als je dit filter activeert, worden al je inkomende, uitgaande en gemiste wachtrijgesprekken weergegeven.
Groep
Dit filter toont al je inkomende, uitgaande en gemiste groepsgesprekken.
Als je op deze optie klikt, verschijnen de volgende extra filters:
- Wachtrij
- Groep
- Uitgaand
- Inkomend
- Gemist
- Doorgestuurd
- Voicemail
Als er een filter actief is, dan is het icoon paars.
Qboard
Enreach Contact Qboard is een dashboard dat je een overzicht geeft van de verschillende wachtrijen.Het overzicht toont in realtime de prestaties en bezetting van afdelingen, de beschikbaarheid van agenten en algemene statistieken.
Kiespad / Dial pad
Je kunt het kiespad gebruiken om oproepen te starten naar vaste/mobiele nummers en bedrijfsextensies.Dit is te vergelijken met de telefoon app op een smartphone.
Enreach Contact Web functies
Je kunt telefoongesprekken voeren, je doorschakelingen instellen en je wachtrijen en REACH-instellingen beheren vanaf de Enreach Contact Web app.
Telefoneren
Opties tijdens een inkomende oproep
Als je een inkomend gesprek ontvangt, heb je verschillende opties.Je kunt het gesprek aannemen, weigeren of doorschakelen naar een andere bestemming, zoals een collega of je voicemail.
Een inkomend gesprek doorschakelen naar een andere bestemming.
- Klik op Doorschakelen en selecteer de bestemming waarnaar je het gesprek wilt doorschakelen.Het gesprek wordt direct doorverbonden.
- Klik op Voicemail om het gesprek direct door te schakelen naar je voicemail.
Een inkomend gesprek negeren.
- Klik op Weigeren.Het gespreksbedieningsvenster verdwijnt op de achtergrond.De beller hoort de kiestoon totdat de time-out is bereikt.
Opties tijdens een actief gesprek
Zodra een gesprek tot stand is gebracht, kun je:- het toetsenbord openen om DTMF-cijfers in te voeren,- het actieve gesprek doorverbinden naar een andere bestemming,- het gesprek in de wacht zetten en- een apparaatwissel uitvoeren om een actief gesprek naadloos door te verbinden naar een ander apparaat.
Een actief gesprek doorverbinden naar een ander contact zonder ruggespraak (Doorschakelen zonder aankondiging).
Klik tijdens een actief gesprek op Doorverbinden.
Klik op Onaangekondigd doorverbinden om het gesprek door te verbinden zonder overleg.Er verschijnt een menu om contactpersonen te selecteren.
Selecteer een contactpersoon uit de lijst. Je kunt ook zoeken door in het zoekveld te typen.
Klik op Uitvoeren om de overdracht uit te voeren.Het gesprek wordt direct doorgeschakeld naar de geselecteerde contactpersoon.
Een actief gesprek doorverbinden naar een ander contact met ruggespraak (Doorschakelen met aankondiging).
Klik tijdens een actief gesprek op Doorverbinden.
Klik op Aangekondigd doorverbinden om een overleggesprek te starten. Er verschijnt een menu om contactpersonen te selecteren.
Selecteer een contactpersoon uit de lijst. Je kunt ook zoeken door in het zoekveld te typen.De eerste deelnemer wordt in de wacht gezet en je kunt bellen en overleggen met de andere deelnemer.
Klik op Uitvoeren om de overdracht uit te voeren.Beide deelnemers zijn verbonden.
Een conferentie starten.
Je hebt minstens twee gesprekken; één “actief” en één “in de wacht”.Dit geeft je de mogelijkheid om een conferentie aan te maken tussen deze deelnemers en jezelf.
- Klik op Conferentie.Alle deelnemers worden samengebracht in een conferentie.
Actief toestel wisselen tijdens een lopend gesprek.
Klik tijdens het gesprek op Mobiel/Deskt...
Selecteer het toestel waarnaar je de oproep wilt overdragen in de weergegeven lijst.De opties zijn: Vast / Desktop app / Mobiel.Het geselecteerde toestel rinkelt.
Beantwoord de oproep op het toestel.Je kunt het gesprek voortzetten.
De oproep in de wacht zetten.
Klik tijdens een actief gesprek op Wachtstand.Het gesprek wordt in de wacht gezet en je gesprekspartner hoort wachtmuziek.
Klik op Hervatten om het gesprek in wachtstand terug te pakken.
Het is niet mogelijk om een gesprek dat in de wachtstand staat door te verbinden.Hiervoor moet het gesprek eerst hervat worden en vervolgens gekozen worden voor de optie Doorverbinden.
Voicemail
Je kunt voicemails ontvangen en beluisteren. Dit wordt aangegeven door het volgende icoon in de recente lijst.
Voicemail beluisteren.
Klik op Oproepen.De Recente lijst verschijnt.
Klik op de gespreksregel met het voicemail icoon.
Klik op de afspeelknop.De voicemail wordt afgespeeld en automatisch getranscribeerd via Shomi.
Je kunt het afspelen van je voicemail langzamer of sneller maken door op de knop 1.0x te tikken. Beschikbare snelheden: 0.5x, 1,0x en 1,5x
Voicemail downloaden.
Klik op Oproepen.De Recente lijst verschijnt.
Klik op de gespreksregel met het voicemail icoon.
Klik op de Download knop.De voicemail wordt naar je toestel gedownload.
Voicemail verwijderen.
Klik op Oproepen.De Recente lijst verschijnt.
Klik op de gespreksregel met het voicemail icoon.
Klik op het Prullenbak icoon.
Klik op Ja, verwijderen.De voicemail is gewist.
Profiel opties
In je profielmenu kun je jouw beschikbaarheid aanpassen en selecteren welke apparaten je wilt gebruiken voor inkomende en uitgaande oproepen.
De beschikbare opties zijn onder andere:
- Aanwezigheid – Stel je aanwezigheid in (Automatisch, Bezet, Afwezig, Offline).
- Toestellen – Kies welk toestel je wilt gebruiken voor uitgaande en inkomende oproepen (mobiel, desktop app of vast toestel).
- REACH-status (opheffen) – Je huidige status handmatig opheffen.
- Taal – De taal van de interface wijzigen.
- Afmelden - Afmelden bij de toepassing.
Aanwezigheid
Je kunt je aanwezigheidsstatus overschrijven. Je hebt de opties: Weg, Bezet en Offline.
Aanwezigheidsstatus overschrijven.
1Klik linksonder op je profielfoto.
Selecteer onder Aanwezigheid de status die je wilt instellen in de vervolgkeuzelijst.Je huidige aanwezigheidsstatus wordt overschreven met de geselecteerde status.
Toestel voor uitgaande gesprekken
Je kunt instellen op welk toestel je gesprekken moeten worden gevoerd. Je hebt de volgende opties:
Als je deze optie selecteert, worden gesprekken gevoerd via Enreach Contact Mobile.
Als je deze optie selecteert, worden gesprekken gevoerd via de softphone van Enreach Contact Web.
Als je een bureautelefoon hebt geïnstalleerd en gekoppeld met Enreach Contact, kun je deze optie selecteren om te bellen via je bureautelefoon.
Toestel selecteren voor uitgaande oproepen.
Klik linksonder op je profielfoto.
Klik op het toestel dat je wilt gebruiken voor jouw uitgaande gesprekken.
Paars
Dit apparaat is geselecteerd.
Zwart
Het apparaat is beschikbaar, maar niet geselecteerd.
Grijs
Het apparaat is niet beschikbaar
Toestel voor inkomende gesprekken
Je kunt selecteren op welk(e) toestel(len) inkomende gesprekken moeten worden gesignaleerd.
Activeer deze optie om inkomende gesprekken te laten signaleren op je Enreach Contact Mobile applicatie.
Activeer deze optie als je wilt dat inkomende gesprekken worden gesignaleerd op de Enreach Contact Web app.
Als je een bureautelefoon hebt geïnstalleerd en gekoppeld met Enreach Contact, kun je deze optie selecteren om inkomende gesprekken op je bureautelefoon te laten signaleren.
Toestel(len) selecteren voor inkomende oproepen.
Klik linksonder op je profielfoto.
Klik op het apparaat/de apparaten waarop je oproepen wilt ontvangen.
REACH-status
Je kunt je huidige REACH-status handmatig opheffen om te bepalen hoe inkomende oproepen worden afgehandeld, ongeacht de instellingen van je agenda of automatische status.
REACH status handmatig wijzigen.
Klik linksonder op je profielfoto.
Open het vervolgkeuzemenu onder REACH status en selecteer een REACH status.Je huidige REACH status wordt overschreven met de geselecteerde status.
Taal wijzigen
Je kunt de taal van Enreach Contact Web wijzigen.
Klik op jouw profielfoto.
Selecteer de gewenste taal in het taalveld.De taal wordt direct veranderd.
Afmelden
Klik op Afmelden om je veilig af te melden bij de applicatie en je huidige sessie in de browser te beëindigen.
Shomi - Je persoonlijke assistent
Shomi is een geavanceerd communicatiehulpmiddel dat is ontworpen om interacties te stroomlijnen, de productiviteit te verbeteren en het efficiënt terugvinden van informatie te vergemakkelijken.
De intelligente transcriptie- en analysefuncties zorgen ervoor dat gebruikers efficiënt kunnen werken met opgenomen inhoud, bruikbare inzichten kunnen verkrijgen en continuïteit in hun communicatie kunnen behouden.
Instellingen
In het menu Instellingen kun je aanpassen hoe de app werkt, audio- en toestelvoorkeuren instellen, integraties beheren en je aanwezigheid afstemmen op je dagelijkse workflow.Klik op Instellingen om het menu te openen en je bel-, audio- en accountvoorkeuren aan te passen.
Algemeen
Met deze opties kun je het uiterlijk en de functionaliteit van de applicatie aanpassen aan jouw voorkeuren.
App
Kies het thema van de interface door Licht, Donker of Systeem te selecteren; bij Systeem wordt automatisch de uiterlijkinstellingen van het besturingssysteem gevolgd. Je kunt ook de taal van de applicatie wijzigen met het taalkeuzemenu.
Enreach Busylight
Schakel het Enreach Busylight in of uit met de tuimelschakelaar en pas de helderheid aan met de schuifknop eronder.
Ondersteuning voor BLF-apparaten kan variëren. Volledige compatibiliteit is alleen gegarandeerd met Enreach Busylight.
Doorschakelen
Stel onvoorwaardelijke of voorwaardelijke doorschakeling in naar voicemail of een ander telefoonnummer/extensie.
Doorschakelinstellingen beheren
Klik op Instellingen in het menu.
Klik op Doorschakelen.
Activeer Doorschakelen inschakelen.
Klik op Voorwaardelijk om een voorwaardelijke doorschakelen in te stellen.
Selecteer de tijd waarna gesprekken moeten worden doorgeschakeld uit de vervolgkeuzelijst.of
Klik op Onvoorwaardelijk om een onvoorwaardelijke doorschakelen in te stellen.
Selecteer of je gesprekken wilt doorschakelen naar je voicemail of naar een extensie/telefoonnummer.
Voer, indien van toepassing, de extensie of het telefoonnummer in.
Klik op Opslaan.Je doorschakelinstellingen worden opgeslagen.
Mijn nummer
Je kunt aangeven of je telefoonnummer standaard wel of niet wordt weergegeven bij externe oproepen.Je kunt ook kiezen welk van telefoonnummer aan je gesprekspartner wordt getoond.
Beller-ID verbergen
Klik op Instellingen in het menu.
Klik op Mijn nummer.
Activeer de optie Verborgen.Je telefoonnummer wordt niet meer weergegeven als je externe gesprekken voert.
Standaard nummerweergave aanpassen
Klik op Instellingen in het menu.
Klik op Mijn nummer.
Als je wilt dat je standaardnummer wordt weergegeven, activeer dan Automatisch.
Als je wilt dat er een specifiek nummer wordt weergegeven, deactiveer dan Automatisch en activeer Handmatig.
Je kunt filteren tussen persoonlijke of bedrijfsnummers.
Selecteer het nummer dat je wilt weergeven voor uitgaande externe oproepen of voer het in het zoekveld in.Het geselecteerde nummer wordt nu weergegeven wanneer je externe nummers belt.
Integraties
Activeer of deactiveer Contact Connect en meld je aan met Microsoft 365.
Integratie-instellingen beheren
Klik op Instellingen in het menu.
Klik op Integraties.
Activeer de integratie die je wilt instellen.
Contact Connect
Contact Connect stelt je in staat om Enreach Contact Web te integreren met je Customer Relationship Management (CRM) of Enterprise Resource Package (ERP) of met je contactenbestand.
Contact Connect kan gebruikt worden om verschillende weergave-instellingen en tot twee actieknoppen te configureren.
Wanneer geactiveerd, worden inkomende oproepen herkend en als het telefoonnummer van de beller bestaat in je CRM, ERP of contactenbestand, worden de naam en bedrijfsnaam, en indien van toepassing andere gegevens van het betreffende contact weergegeven in een melding.
Als je meerdere CRM- of ERP-systemen gekoppeld hebt aan Enreach Contact App for Web, klik dan op de pijltoetsen links/rechts om tussen de applicaties te schakelen.
Deze functionaliteit is beschikbaar met de Contact Connect add-on. Om de Contact Connect integratie te kunnen gebruiken dient deze geconfigureerd te zijn door LanTel.
Microsoft integratie
Met Microsoft Integratie kan je Microsoft 365-contacten binnen Enreach Contact Web integreren.Inkomende gesprekken van jouw Outlook-contacten worden met de Microsoft-integratie in Enreach Contact Web weergegeven. Je kan ook Outlook-contacten vinden in het telefoonboek in Enreach Contact Web.
Als je al een keer hebt ingelogd met je Microsoft 365-account, hoef je je niet opnieuw te verifiëren bij het inschakelen van de Microsoft-integratie.
Microsoft-integratie activeren
Om de integratie met Microsoft te activeren, moet je eenmalig inloggen op het Microsoft-portaal.
Klik op Instellingen in het menu.
Selecteer Integratie instellingen.
Activeer de optie Integratie met Microsoft.Het volgende dialoogvenster verschijnt:
Voer je Microsoft-e-mailadres in.
Selecteer Volgende.
Voer het wachtwoord in.
Klik op Log in.
Het wordt aanbevolen om de optie Niet meer tonen te gebruiken, zodat je niet telkens hoeft in te loggen waneer je de integratie met Microsoft gebruikt.
Klik op Ja.De interface is ingesteld. Je Microsoft-contacten worden weergegeven in Enreach Contact Web.
Reach
Overschrijf je huidige status of configureer automatische statuswijzigingen tijdens vergaderingen.
REACH instellingen beheren
Klik op Instellingen in het menu.
Klik op REACH.
Actieve status
Hier kun je de status zien die momenteel actief is voor jouw gebruiker. Je REACH profiel wordt beheerd door je beheerder.
Overschrijven met
Je kunt in de vervolgkeuzelijst een status selecteren die je huidige actieve status overschrijft.
Vervaldatum en -tijd
Schakel het selectievakje in en stel de vervaltijd en -datum in voor de statusoverschrijding.
Tijdens in Enreach Meetings
Geef aan welke status moet worden getoond aan je contacten terwijl je in Enreach Meetings bent.
Klik op Opslaan.Jouw instellingen worden opgeslagen.
Audio
Je kan instellen of je de luidspreker en microfoon van eindapparaat of een aangesloten headset wilt gebruiken om te bellen.
Audio-instellingen beheren
Klik op Instellingen in het menu.
Selecteer Audio.- MicrofoonGeef aan welke microfoon je wil gebruiken voor het voeren van gesprekken.- LuidsprekerGeef aan welke luidspreker je wil gebruiken voor het voeren van gesprekken.- GeluidenGeef het apparaat op voor de uitvoer van de beltoon.- HeadsetSelecteer de headset die je wilt gebruiken en klik op Headset koppelen.
Gebruik de schuifregelaar om het gewenste volume voor elk in te stellen.
Wachtrijen
Log in of uit bij de wachtrijen waaraan je bent toegewezen, beheer je wachtrijvoorkeuren en gebruik favorieten om snel in te loggen op geselecteerde wachtrijen of alle wachtrijen in één keer te verlaten.
In- of uitloggen bij wachtrijen
Klik op Instellingen in het menu.
Klik op Wachtrijen.Alle wachtrijen waar je lid van bent, worden hier weergegeven.Je kunt zien op hoeveel wachtrijen je momenteel bent aangemeld.
Activeer het schuifje naast de wachtrijen waarop je wilt inloggen.Je bent aangemeld bij de respectieve wachtrijen.of
Deactiveer het schuifje naast de wachtrijen waarbij je je wilt afmelden.Je bent afgemeld bij de respectieve wachtrijen.
Wachtrij markeren als favoriet
Klik op Instellingen in het menu.
Klik op Wachtrijen.Alle wachtrijen waar je lid van bent, worden hier weergegeven.Je kunt zien op hoeveel wachtrijen je bent aangemeld.
Klik op het sterpictogram naast een wachtrij.De wachtrij wordt toegevoegd aan je favoriete wachtrijen en verschijnt op het dashboard voor snellere toegang.
Aanmelden bij al je favoriete wachtrijen
Klik op Instellingen in het menu.
Klik op Wachtrijen.
Klik op Join Favorites.Je bent aangemeld bij alle wachtrijen die als favoriet zijn gemarkeerd.
Alle wachtrijen verlaten
Klik op Instellingen in het menu.
Klik op Wachtrijen.
Klik op Alles verlaten.Je bent afgemeld bij alle wachtrijen.
Shomi
Je kunt verschillende instellingen en gedragingen van Shomi aanpassen.
Shomi-instellingen beheren
Klik op Instellingen in het menu.
Selecteer Shomi.
Selecteer de gewenste instelling:
Shomi bovenaan de lijst
Klik op het selectievakje om Shomi altijd bovenaan je contactenlijst weer te geven.
Samenvattingen automatisch mailen
Vink het selectievakje aan om de door Shomi gegenereerde samenvattingen automatisch via e-mail te verzenden.
Automatisch samenvattingen naar CRM sturen
Klik op het selectievakje om de samenvattingen die Shomi genereert automatisch naar je CRM te sturen.