Avaya J1xx serie IP telefoons - Beknopte gebruikershandleiding

Avaya J1xx serie IP telefoons - Beknopte gebruikershandleiding

In dit artikel wordt beknopt de werking van de Avaya Bureautoestellen beschreven. De Jxx serie toestellen omvat de volgende toestellen:
  • J139
  • J159
  • J169
  • J179
  • J189
Al deze toestellen hebben de verder gelijke beschreven functionaliteiten, maar zijn doorgaans verschillend van display grootte, en van het aantal mogelijk programmeerbare knoppen. Als voorbeeld toestel is een Avaya J139 (basis toestel) genomen.

Fysieke toestelknoppen

Hier volgt een beknopte uitleg van de fysieke onderdelen van een Avaya J100 serie telefoon.
    Notificatie LED, brandt wanneer er een bericht is (bijv. voicemail of herhaalrecept).
    Display, monochroom display op J169, kleurendisplay op J139 en J179.
    Knoppen met status LED voor de voorgeprogrammeerde displayfuncties.
    Knoppen voor de Softkeys onderin het display, deze knoppen veranderen van functie afhankelijk van de situatie (in rust, in gesprek, tijdens doorverbinden etc.) De softkeys worden oa. gebruikt voor de gespreksopties: Gesprek in wacht zetten, doorverbinden, vergadering starten en gesprek beëindigen.
    Navigatieknoppen voor de diverse menu’s.Op het hoofdscherm kan met links/rechts genavigeerd worden tussen de 3 tabbladen.
    Telefoonknop om terug te keren naar het 1e tabblad van het hoofdscherm.
    Bevestigingsknop.
    Hoofdmenu, voor toegang tot toestelinstellingen zoals beltoon, display instellingen etc.
    Contacten, onderverdeeld in rubrieken: Alle, Persoonlijk, Extern, Gebruikers, Groepen.
    Gespreksgeschiedenis, brandt wanneer er gemiste oproepen zijn, onderverdeeld in rubrieken: Alle, Gemist, Inkomend, Uitgaand.
    Berichten (Visuele voicemail), geeft toegang tot de voicemailbox van de gebruikers alsmede gedeelde voicemailboxen (bijv. herhaalrecepten).
    Headset. Bij omschakelen van hoorn naar headset kan de hoorn teruggeplaatst worden, de oproep wordt hiermee niet verbroken. Terugschakelen naar de hoorn kan door de hoorn van de haak te nemen.
    Luidspreker. Bij omschakelen van hoorn naar luidspreker kan de hoorn teruggeplaatst worden, de oproep wordt hiermee niet verbroken. Terugschakelen naar de hoorn kan door de hoorn van de haak te nemen.Activeert automatisch wanneer een oproep opgezet of aangenomen wordt zonder de hoorn van de haak te nemen, tenzij anders ingesteld in het Audio menu.
    Volume omlaag/omhoog. Voor het bedienen van de diverse volume instellingen. In ruststand wordt hiermee het volume van de ringtone ingesteld.Tijdens een gesprek regelen deze knoppen het volume van het actieve audio apparaat (hoorn / headset / luidspreker), het volume wordt per functie apart onthouden. 
LET OP! De ringtone kan hiermee ook volledig worden uitgeschakeld met als gevolg dat oproepen gemist kunnen worden.
15. Microfoon dempen aan/uit. Voor het in/uitschakelen van de microfoon van het actieve audio apparaat. Kan gebruikt worden wanneer de gebruiker moet hoesten/niezen of als alternatief om een gesprek in de wacht te zetten zonder beschikbaar te worden voor nieuwe oproepen.
Knop brandt blauw wanneer de microfoon gedempt is en is uit wanneer de microfoon actief is.
16.Hoorn.

Meestgebruikte functies

Inkomende oproep aannemen

Het aannemen van een oproep kan op de volgende manieren:
  • Neem de hoorn van de haak.
  • Druk op de softkey “Beantw.”. Het standaard audiopad is de luidspreker.
  • Druk op de Headset knop.
  • Druk op de Gespreksknop op de headset.
  • Druk op de Luidspreker knop.
  • Druk op de gesprekstoets waarop de oproep wordt aangeboden (Gesprek 1/2/3), visueel herkenbaar aan de knipperende groene LED en nummer/naam in het display op de gesprekstoets. Het standaard audiopad is de luidspreker (tenzij anders ingesteld).

Uitgaand gesprek starten

Het starten van een uitgaand gesprek (zowel intern als extern) kan op de volgende manieren:
  • In rust:Toets het gewenste telefoonnummer in. Het standaard audiopad is de luidspreker (tenzij anders ingesteld). Neem vervolgens de hoorn van de haak om de luidspreker uit te schakelen.Alternatief kan een intern toestel ook gebeld worden door te klikken op de corresponderende BLF knop, mits deze aanwezig is op 1 van de 3 tabbladen.
  • Wanneer er al een inkomende oproep rinkelt:Klik op een vrije gesprektoets (Gesprek 1/2/3).Toets het gewenste telefoonnummer in. Het standaard audiopad is de luidspreker (tenzij anders ingesteld). Neem vervolgens de hoorn van de haak om de luidspreker uit te schakelen.
  • Een 2e gesprek starten, bijvoorbeeld voor ruggespraak zonder doorverbinden:Klik op een vrije gesprektoets (Gesprek 1/2/3)(Het 1e gesprek hoeft niet eerst in de wacht geplaatst te worden).Toets het gewenste telefoonnummer in. Het standaard audiopad is de luidspreker (tenzij anders ingesteld). Neem vervolgens de hoorn van de haak om de luidspreker uit te schakelen.
  • Vanuit Contacten:Zoek het gewenste contact uit de contactenlijst en klik op de softkey “Oproep” of neem de hoorn van de haak.
  • Vanuit Geschiedenis:Zoek het gewenste contact/nummer uit de Geschiedenis en klik op de softkey “Oproep” of neem de hoorn van de haak.

Gesprek beëindigen

Het beëindigen van een gesprek kan op de volgende manieren:
  • In alle situaties: Druk op de Softkey “Beëind.”.
  • Wanneer de hoorn in gebruik is: Plaats de hoorn op de haak.
  • Wanneer de luidspreker in gebruik is: Druk op de Luidspreker knop.
  • Wanneer de headset in gebruik is: Druk op de Headset knop of druk op de gespreksknop op de headset.

Gesprek in de wacht plaatsen

Klik op de Softkey “In wacht”. Het gesprek wordt in de wacht gezet op de gesprektoets (Gesprek 1/2/3) waar deze op binnen gekomen is/vanaf geïnitieerd is, visueel herkenbaar aan de knipperende groene LED en het icoon van een hoorn die ondersteboven geplaatst  is.Na  90 seconden (tenzij anders ingesteld) wordt de oproep opnieuw aangeboden om te voorkomen dat de wachtende beller vergeten word. Als de gebruiker na 90 seconden nog niet klaar is om de oproep uit de wacht te halen dan kan de ringtone (voor dit gesprek) uitgeschakeld worden met de Softkey “Negeren”.

Gesprek uit de wacht halen

Klik op de gesprekstoets (Gesprek 1/2/3) waarop het gesprek in de wacht staat, visueel herkenbaar aan de knipperende groene LED en het icoon van een hoorn die ondersteboven geplaatst is.

Gesprek doorverbinden

    Klik tijdens een gesprek op de Softkey “Doorv.”.
    Voer het telefoonnummer in of klik op de BLF knop van een interne gebruiker.
    Klik op de Softkey “Voltooi.” of verbreek de verbinding om de oproep door te verbinden.
Gesprek doorverbinden - Alternatief
    Klik op “Verg.” om een vergadering te starten door de 2 gesprekken samen te voegen.
    Klik op “Annul.” om het gesprek met de 3e partij te annuleren en direct de 1e beller uit de wacht te halen. Hierna kan een nieuwe doorverbindactie gestart worden.
    Klik op “Beëind.” Om het gesprek met de 3e partij te verbreken. Hierna moet de 1e beller handmatig uit de wacht gehaald worden.